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Normativa privacy call center: cosa devi sapere per la tua azienda?

Normativa privacy call center

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Sapevi che - se deciderai di aprire un call center - una delle tue tante responsabilità sarà rivolta alla privacy dei dati personali trattati dal tuo team di operatori telefonici durante le conversazioni con i clienti? Un argomento complesso, che affronteremo in questa guida per darti alcune indicazioni utili per gestire il tuo call center con la massima consapevolezza.

Una breve premessa sui dati personali

Anche tu avrai ricevuto - almeno una volta - una chiamata di un operatore telefonico. E, magari senza accorgertene, avrai acconsentito al trattamento dei dati personali. Ecco, in questa guida parleremo proprio di questo. In materia di privacy, i call center hanno l'obbligo di adottare idonee misure tecniche ed organizzative per proteggere i dati personali dei propri clienti. In particolare il gestore di call center - in qualità di titolare del trattamento dei dati personali - è tenuto a garantire la riservatezza dei dati anche nell'ambito della comunicazione tra i dipendenti ed i clienti. Per questo motivo, i call center sono sottoposti a regolamentazioni molto stringenti in materia di privacy.

Sì, perché i dati personali (tutti quanti) devono essere trattati con la massima cura e attenzione per garantire la sicurezza e la privacy di chi li fornisce. Pertanto, è importante seguire semplici regole quando si tratta di dati personali di terze parti:

  • Innanzitutto, è importante assicurarsi che i dati personali siano raccolti solo da fonti affidabili;
  • In secondo luogo, è necessario garantire che i dati personali siano trattati nel rispetto della privacy di chi li fornisce;
  • Infine, è importante assicurarsi che i dati personali siano utilizzati esclusivamente per lo scopo per cui sono stati raccolti.

Nel pieno rispetto del Codice della Privacy

Il tema si fa piuttosto serio, come avrai potuto comprendere. Non siamo mica noi a stabilire queste regole, ma niente meno che il Garante per la protezione dei dati personali. Il Codice della Privacy impone infatti delle regole molto stringenti in materia di per chi gestisce un call center. In particolare, il responsabile del trattamento dei dati è tenuto a garantire la riservatezza dei dati personali e a proteggerli da qualsiasi forma di trattamento illecito. Il Codice stabilisce inoltre che i dati possono essere utilizzati solo per le finalità per le quali sono stati raccolti e che il titolare del trattamento ha l'obbligo di informare i clienti sulle modalità con cui verranno utilizzati i propri dati.

I dipendenti del call center devono essere informati sulle modalità con cui vengono trattati i dati personali dei clienti, e i clienti devono essere informati dell'utilizzo dei propri dati. È un aspetto molto importante, dal punto di vista etico quanto dal punto di vista legale. Le sanzioni previste dal Garante per gli inadempimenti alle norme sulla privacy nei call center sono molto severe: si va da un minimo di 5 mila euro a un massimo di 250 mila euro.

L’importanza di formare le proprie risorse

Ma veniamo al dunque: che rapporto esiste tra risorse umane e gestione della privacy all’interno di un call center? L’associazione non è così immediata, ma ci arriviamo insieme. Quando si assume personale è necessario verificare che ogni singola persona possieda le competenze adeguate in materia di privacy. Qualcuno con più esperienza alle spalle nel campo potrebbe essere già adeguatamente formato, ma non è assolutamente da dare per scontato. Il tema è troppo delicato!

Per questo - secondo noi - è fondamentale fornire a tutti i dipendenti le dovute istruzioni in materia di riservatezza e protezione dei dati personali dei clienti, magari prevedendo dei corsi appositi. Non sottovalutare mai l’argomento e non pensare che basti una sola lezione per apprendere tutto ciò che c’è da sapere: la materia è sempre in costante aggiornamento, e purtroppo il rischio di commettere gravi errori irreparabili è sempre dietro l’angolo. I tuoi dipendenti meritano il meglio, così come i tuoi clienti!

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